استهلّ الحفل بكلمة وزير الداخلية والبلديات نهاد المشنوق الذي قال: "إن للقائنا دلالاته المتعلقة بالزمان والمكان والمضمون. فهو فرصة لوضع شؤون منطقتنا على حدة وأخذ استراحة التفكير من المشاكل التي تعانيها، والحريق الطائفي والمذهبي الذي يدهمنا، والصراعات القبلية التي تحاصرنا من أجل التأمل في الوسائل التي يجب اتخاذها لتطوير عمل مؤسساتنا المعنية بالانتخابات".

ولاحظ أن "كثراً منا صاروا أسرى لماضينا وخلافاتنا التاريخية، لهذا السبب، تتجلى أكثر أهمية هذا اللقاء الذي يجبرنا على أن نذهب مخيّرين نحو التطلع الى المستقبل للبحث في استراتيجيات لتمتين ثقة شعوبنا بالمؤسسات الدستورية".

وذكّر بأنه "منذ عام ٢٠٠٥ يصمد لبنان بوجه التحديات، بدءاً باغتيال الرئيس الشهيد رفيق الحريري، مروراً بالعدوان الإسرائيلي عام ٢٠٠٦، ولاحقاً أحداث السابع من أيار ٢٠٠٨، وصولاً الى الحرب في سوريا وانخراط فريق لبناني وازن فيها". وقال: "لقد نجح لبنان حتى الآن في تخفيف التداعيات الأمنية للحرب السورية عليه، وذلك من خلال ما نسميه الحفاظ على التوازن السياسي، وترجمته عملياً، إضعاف العملية الديموقراطية لا الحفاظ عليها".

وقال: "نحن لا نزال نعاني منذ اكثر من عام الفراغ الرئاسي، وهو ما شكّل تداعيات على عمل المؤسسات الدستورية، وجعل الحكومة الحالية، المؤسسة الوحيدة التي لا تزال تعمل، مرشّحة للشلل الموقت او النصفي، لكننا رغم ذلك لا نزال نملك بقايا من فرادة وتميّز للبنان في محيطه العربي كوطن مفترض للتنوع والعيش المشترك، فقد بقيت لدينا مساحات مشتركة لا بأس بها للحوار لتخفيف الاحتقان المذهبي، ولو على قاعدة مجالس طائفية، للحوار بين تيار المستقبل وحزب الله وورقة إعلان النيات بين التيار الوطني الحر وحزب القوات اللبنانية وغير ذلك من الحوارات التي تأخذ شكل تعطيل توافقي للديموقراطية".

وختم: "إن أحد أسباب تأجيل الانتخابات التشريعية وأحد أسباب الفراغ الرئاسي هو إصرار قوى سياسية على تحديد نتائج الانتخابات قبل حصولها، إما بحسم النتائج سلفاً من باب التوافق وإما من خلال تفصيل قانون للانتخابات يحسم معظم نتائجها عبر تقسيمات سياسية تستفيد منها تنظيمات أو جهات من دون غيرها".

من ثمّ تخلل الحفل العديد من المواضيع القيّمة كان أبرزها الحديث عن الدعم الدولي لتفعيل التعاون الإقليمي بين الإدارات الإنتخابية وعن دور برنامج الأمم المتحدة في تيسير ودعم إنشاء المنظمة العربية للإدارات الإنتخابية. 

واختتم بالإعلان عن تأسيس المنظمة العربية للإدارات الإنتخابية بهدف تعزيز التعاون الاقليمي في مجال إدارة الانتخابات وتبادل الخبرات من أجل ضمان الشفافية.

ووقّع وثيقة تأسيس المنظمة ممثلون للأردن، العراق، فلسطين، لبنان، ليبيا، اليمن.